Info om nytt klubbområde, privata utlägg och styrelsemötet

Styrelsemöte hölls 20231002 – läs det under Om oss och Protokoll
Möte hölls med MEX, Umeå kommun, 20231004 – läs om det under Om oss och Nytt klubbområde
Styrelsebeslut angående privata utlägg för klubbens räkning har gått ut till VG ansvariga och kortansvariga. I korthet: korten ska användas och underlag till kortutgifter måste in till kassören för att inte bli personligt ansvarig för utgifter som inte kan verifieras med kvitto eller faktura inom rimlig tid.

Utskicket i detalj:

Stopp för ersättning för utlägg från 15 oktober! Styrelsen har konstaterat att det inte fungerar när man handlar privat för klubbens räkning och sedan begär ersättning för utlägg. Anledningen är att volymerna ökar och det medför ökad administration som vi inte riktigt klarar. All administration i klubben sker ideellt. Inga privata utlägg kommer alltså att betalas ut efter 15 oktober.

Dessutom ser vi att kvitton kan komma in alldeles för sent när det gäller kortutgifterna – alltså kvitto eller fakturaunderlag vid användning av kort, och här funderar vi på en tidsgräns för att presentera kvitton innan kortansvarig/VG ledare till slut blir privat ersättningsskyldig för utgifter som inte kan verifieras med underlag. Att handha ett kort är ett förtroende från föreningen och behöver hanteras ansvarsfullt. Många hanterar detta alldeles utmärkt, men dock inte alla, tyvärr…

Det har börjat bli alltför stor oordning på underlag till utgifter, därav detta beslut.

Frågor kan ställas till kassor@ubhk.se

Sprid till era gruppmedlemmar!

Med vänlig hälsning
Susanne Granberg
Kassör UBHK